Werken met je ideale Virtual Assistant: Een Gouden zet?
Het is zomer 2017 en ik zit voor de tweede keer bij mijn Werkgelukcoach: “Weet je wat ik bij jou vind passen? Virtual Assistant! Dat zou ik eens gaan onderzoeken. Een Virtual Assistant (VA) ondersteunt ondernemers met o.a. randzaken, zodat de ondernemer zich kan richten op zijn of haar corebusiness.”
Ja, dat is het! Zelf mijn tijd indelen, want ik kan niet tegen de 9 tot 5 mentaliteit. En op mijn voorwaarden voor mijn ideale klanten werken. Heerlijk!
Toch was het pas zomer 2020, negen maanden na mijn bevalling toen ik definitief de knoop doorhakte. Ik ga ervoor dacht ik toen, met behulp van de opleiding bij VA School. En daar heb ik echt geen moment spijt van gehad!
In mijn zoektocht naar mijn ideale klant heb ik gemerkt dat het voor sommige ondernemers nog een grote drempel is om taken uit te besteden.
Zou jij ook graag wat taken willen uitbesteden, maar weet je niet goed waar je moet beginnen? Ik neem je mee in hoe je je ideale VA vindt, zodat de drempel zeker weten kleiner wordt.
Wanneer heb je een VA nodig?
Als je dit merkt ben je meestal al te laat…Ineens is er veel chaos of achterstand in je taken. Voor een VA is dat ook niet fijn om te starten, maar voor jou is deze situatie ook niet fijn.
Je hebt bijvoorbeeld één taak die je helemaal niet leuk vindt en die je vaak te laat of ’s avonds uitvoert, bijvoorbeeld de administratie of je social media content schrijven. Dit wil je natuurlijk niet, want zo raak je steeds verder verwijderd van je corebusiness.
Daarom heb ik de volgende tip voor je:
Begin met één kleine taak uitbesteden, voor bijvoorbeeld een aantal uur per maand. Dit kun je naar gelang de tijd uitbreiden met dezelfde VA, maar je kunt ook een tweede VA zoeken die bijvoorbeeld meer gespecialiseerd is in andere taken. Mocht je al meteen veel werk hebben liggen, dan kun je ook twee VA’s tegelijk inhuren en die met elkaar laten afstemmen. Zorg er dan wel voor dat ze beiden andere kwaliteiten en expertises hebben.
Een VA kan je ook inzetten voor af en toe een uurtje sparren. Bijvoorbeeld bij het stellen van je jaardoelen of een grote verandering in je diensten- of producten aanbod.
Hoe vind je de ideale VA?
Gebruik je eigen netwerk en plaats geen oproep in Facebookgroepen, want het gaat erom dat jij iemand vindt die bij jou past. Je zult anders gek worden van de hoeveelheid reacties en door de bomen het bos niet meer zien.
Maak ruimte en tijd om elkaar goed te leren kennen, ook over privé zaken. Hierdoor kun je gauw de klik wel of niet voelen tussen jullie. Spreek ook uit als je de klik niet voelt aan het einde van het gesprek.
Bij een online kennismakingsgesprek kun je de klik best goed inschatten, maar toch kun je hierdoor de mist ingaan. Dit is mij ook wel eens gebeurd. Twijfel je veel na het eerste gesprek, maar wil je het wel een kans geven? Probeer dan in real-life af te spreken.
Hoe kun je fijn samenwerken met een VA?
Het is eigenlijk net als bij je nieuw gekochte puppy. Geef elkaar de tijd om aan elkaar te wennen.
Zorg ervoor dat jullie energiemanagement zo goed mogelijk is afgestemd. Werk je graag volgens je cyclus of de maancyclus? Geef dit dan ook door aan je VA. Geef aan als je tijdelijk met minder energie zit, maar ook als je ontzettend productief bent. Zo kunnen jullie nog beter gaan samenwerken en de taken goed afstemmen.
Maak goede en realistische communicatieafspraken en maak deze rechtsgeldig.
Plan het liefst structurele overleggen in en welke communicatiekanalen jullie gaan gebruiken: whatsapp, (video)bellen, mailen, Telegram etc.
Werk je graag asynchroon? (onregelmatig en buiten kantoortijden), maak hier dan ook duidelijke (communicatie)afspraken over.
Ga samenwerken in de gratis projectmanagementtool Trello. Je VA kan dit opzetten en ook meteen structureren voor je😉
Wees dankbaar en geef complimenten. De meeste VA’s zijn zorgzame types en weten niet hoe waardevol ze zijn.
En DE Gouden tip: Vergeet elkaars verjaardag niet en stuur een kerstpakketje.
I wish you a wonderful VA!
Deze gastblog is geschreven door Stefanie Bakx.
Stefanie Bakx, oftewel Regelsteef, is Virtual Assistant en helpt sociaal ondernemers, verenigingen en stichtingen met randzaken en optimaliseren van processen. Als echte structuurmachine helpt zij op het gebied van Office Management, Content Creatie en Eventmanagement. Wil je meer regelsteef? Neem dan een kijkje op haar website of Linkedin.
